1. Starten

Die Arcavis Kasse startet automatisch, sobald Sie den PC hochfahren. Falls Sie dies nicht so eingerichtet haben, können Sie Arcavis durch doppelklick auf das Arcavis-Symbol starten.

Abb. 1 Arcavis Symbol

2. Anmeldung

Als erstes erscheint die Anmeldemaske, mit den Benutzern welche für diese Kasse zugelassen sind.

Abb. 2 Anmeldemaske


Wählen Sie hier, mit welchem Benutzer Sie starten möchten.


3. Layout

3.1 Übersicht

Die Kassenoberfläche besteht aus folgenden Bereichen

  • Kopfbereich mit aktuellem Verkauf sowie Systembefehle (Grün)
  • Belegbereich mit aktuellen Artikeln und Belegtotal (Blau)
  • Grundlegende Kassenbefehle (Rot)
    • Kann auch mehrere Register enhalten, hier z.B. Haupt, Parken und System
  • Schnellzugriffsleiste (Gelb)
    • Kann mehrere Register enhalten, hier jedoch nur Shop.
  • Fussleiste Mit Status, angemeldetem Benutzernamen und Uhrzeit (Schwarz)

Abb. 3 Grundlayout


3.2 Kopfbereich

Abb. 4 Kopfbereich

  1. Kassenname
  2. Aktuelle Buchungsart sowie Buchung-Nr.
  3. Neue Buchung (Buchungsart wählen)
  4. Eine Buchung zurück
  5. Buchung suchen
  6. Eine Buchung vor
  7. Kasse beenden
  8. Abmelden / Benutzer wechseln

3.3 Artikelbereich

Abb. 5. Artikelbereich

  1. Artikel mit Anzahl, Titel, Stückpreis und Zeilentotal (Preis)
  2. Rabattierter Artikel (Gelb)
  3. Aktuell ausgewählter Artikel (Blau)
  4. Zugeordneter Kunde (falls vorhanden) mit Umsatz und aktuellem Kontostand (Rechnungskonto)
  5. Totalbereich mit Belegtotal 17.15 und noch offenem Betrag 7.15
  6. Bereits hinzugefügte Zahlungen (Beispiel 10 CHF Gutschein)

3.4 Grundlegende Kassenbefehle

Wichtig, dieser Bereich kann individuell gestaltet werden (inkl. Symbole und Text). Deshalb handelt es sich in folgender Abbildung nur um ein Beispiel einer Standardkonfiguration.

Abb. 6 Grundlegende Kassenbefehle

  1. Artikel suchen
  2. Preisebene wählen
  3. Artikel Info (zu gewähltem Artikel)
  4. Gewählter Artikel rabattieren
  5. Gewählter Artikel +1 Menge
  6. Gewählter Artikel - 1 Menge
  7. Gewählter Artikel Menge angeben
  8. Gewählten Artikel vom Beleg löschen
  9. Stornieren (Momentan deaktiviert, da die Buchung noch nicht abgeschlossen wurde)
  10. Kassenschublade auf (verwirft die aktuelle Buchung)
  11. Kunde editieren
  12. Letzen Beleg (von der vorherigen Buchung) nachdrucken
  13. Zahlen mit weiteren Zahlarten...
  14. Zahlen mit Karte
  15. Buchung mit Standardzahlmittel (BAR) abschliessen
  16. Gewähltes Register

3.5 Schnellzugriffsleiste

Die Schnellzugriffsleiste kann individuell Ihren Bedürfnissen angepasst werden. Es macht Sinn, dort Ihre häufigsten Artikel, Artikelgruppen und Befehle zu hinterlegen.


4. Verkauf

Der Verkauf in Arcavis geht ganz einfach.

  1. Wählen Sie die zu verkaufenden Artikel durch Scannen oder durch Eingabe auf dem Touchscreen
  2. Wählen Sie falls gewünscht den Kunden oder Scannen Sie die Kundenkarte
  3. Klicken Sie auf "Abschliessen" um mit den Verkaufsvorgang mit der Standard-Zahlmethode abzuschliessen. Nach der Rückgeldanzeige, wird wieder ein neuer leerer Beleg geöffnet und Sie sind bereit für den nächsten Verkauf.



Falls Sie keinen Verkauf sondern eine Bargeldeinnahme oder Ausgabe buchen möchten, klicken Sie auf das (+) Symbol in der Kopfzeile und wählen die gewünschte Buchungsart.

5. Kassenabschluss

Mit Arcavis als moderner Kassenlösung, haben Sie jederzeit Zugriff auf all Ihre Buchungen im Backoffice. Dies auch ohne Kassenabschluss. Es empfiehlt sich jedoch aus folgenden Gründen mindestens 1x täglich einen Abschluss durchzuführen:

  • Um Differenzen im Kassenstock festzustellen
  • Um einen Überblick über Verkäufe seit dem letzten Abschluss zu haben
  • (Falls vorhanden) Um das Kartenterminal abzuschliessen, die Zahlungen einzureichen und zu prüfen

Um den Abschlussassistent zu öffnen klicken Sie in der Kopfzeile auf Knopf 8. Kasse beenden (Siehe 3.2)

Abb. 7 Abschlussassistent


5.1 Kasseninhalte prüfen

Als erstes sollten Sie Ihre Kasseninhalte prüfen. Dieser Vorgang wird für jeden Geldstock, den Sie im Backoffice für diese Kasse konfiguriert haben durchgeführt. Üblicherweise konfiguriert man nur einen Geldstock in der Hauptwährung. Man kann jedoch auch Fremdwährungen hinzufügen, welche dann auch geprüft werden müssen. Falls der Knopf "Kasseninhalte prüfen" deaktiviert ist (nicht klickbar) kann es sein, dass Sie entweder seit der letzten Prüfung keine neuen Buchungen gemacht haben, oder dass Sie im Backoffice keinen Geldstock für diese Kasse definiert haben.


Abb. 8 Kasse CHF prüfen


  1. Zählen Sie Ihren Kasseninhalt und klicken Sie auf 1 um den gezählten Bestand einzugeben
  2. Zählhilfe für IST-Bestand (Siehe Abb. 9)
  3. Differenz zum Soll-Bestand, klicken Sie auf die Differenz um diese zu verbuchen
  4. Falls Sie einen Grundstock festgelegt haben, (Im Beispiel oben sind es 1000 CHF), wird der zu abschöpfende Betrag selbst errechnet. Ansonsten können Sie durch klick auf 4. den Abschöpfungsbetrag angeben.
  5. Zählhilfe zu Abschöpfungsbetrag
  6. Neuer Bestand nach Abschöpfung
  7. Klicken Sie Ok, wenn Sie die Prüfung abgeschlossen haben.
  8. Prüfung abbrechen

Abb. 9 Zählhilfe, klicken Sie auf die Noten und geben Sie die Menge ein


Für jede Benutzung der Zählhilfe wird ein Beleg gedruckt, den Sie dem Geld beilegen können.

Abb. 10 Beleg zur Zählhilfe


5.2 Abschliessen und drucken

Nachdem die Kasseninhalte geprüft sind, können Sie als zweites den Abschluss durchführen und drucken

Abb. 11 Assistent nach prüfung


Klicken Sie jetzt auf Abschliessen und drucken


Abb. 12 Abschluss durchführen


Klicken Sie ja, falls Sie den Abschluss durchführen möchten, Nein, falls Sie nur den Abschlussbericht (Abb. 13) drucken möchten.


Falls Sie den Abschluss durchgeführt haben, wird das letzte Abschluss-Datum gesetzt. Sie können den Abschlussbericht nicht nachdrucken, jedoch sind alle Buchungen ja übers Backoffice abrufbar.


Abb. 13 Abschlussbericht mit allen Daten seit letztem Abschluss


Bitte beachten Sie zu diesem Thema auch diese häufig gestellte Frage:

http://sequens.freshdesk.com/support/solutions/articles/1000277933-warum-stimmt-management-summary-und-abschlussbeleg-nicht-%C3%BCberein 


5.3 Kartenterminal abschliessen

Der letzte nötige Schritt beim Abschluss ist es das Kartenterminal abzuschliessen. Dies ist jedoch nur nötig, falls Sie ein angebundenes Kartenterminal haben, welches einen Abschluss voraussetzt.  Bei einigen Kartenterminallieferanten, werden Sie eine Auszahlung Ihrer Karteneinahmen erst erhalten, nachdem Sie einen Abschluss durchgeführt haben.  

Abb. 14 Assistent nach Abschluss


Klicken Sie auf "Kartenterminal abschliessen" und prüfen Sie den gedrucken Einlieferungsbeleg mit den Zahlen auf Ihrem Abschluss. Die Beträge der einzelnen Kartenzahlungen sollten übereinstimmen, falls Sie Terminal und Kassenabschluss immer gemeinsam machen. Falls etwas nicht stimmt, sollten Sie diesem Problem nachgehen, es bedeutet, dass Arcavis eine Kartenzahlung verbucht hat, diese jedoch nicht bis zum Aquirer gelangt ist. Im Backoffice können Sie mit dem Report "Buchungen/Zahlungen" jede Kartenzahlung überprüfen.


5.4 Arcavis beenden

Jetzt können Sie Arcavis mit dem Knopf "Beenden" verlassten und Ihren Computer wie gewünscht ausschalten oder anders verwenden.


5.4.1 Warnung Transaktionen nicht synchronisiert


Falls beim Beenden die Meldung "Einige Transaktionen wurden noch nicht synchronisiert!" (Abb. 15) erscheint, bedeutet dies, dass Ihre Kasse lokal noch Buchungen hat, die nicht ins Backoffice geladen wurden. Meistens reicht es auf "Nein" zu klicken, einen Moment zu warten und erneut zu beenden.


Falls das Problem bestehen bleibt könnte es darauf hindeuten, dass Sie im Moment keine Internetverbindung haben. Falls Ihnen dies bekannt ist und Sie bewusst offline arbeiten, können Sie Arcavis mit Klick auf "Ja" trotzdem beenden. Ansonsten sollten Sie das Verbindungsproblem schnellstmöglich beheben. Falls Ihnen lokal kein Problem mit dem Internet bekannt ist, nehmen Sie Kontakt mit Ihrem Reseller oder mit Arcavis Support auf.


Abb. 15. Warnmeldung Transaktionen nicht Synchronisiert