1. Was kann das Modul?

Mit dem Rechnungsmodul können Sie

  • Rechnungen für überzogene Kundenkontos erstellen (per gewünschtes Datum)
  • QR Rechnungen drucken
  • Zahlungsanweisungen im ISO 20022 Format Ihrer Bank automatisch einlesen

2. Auf Rechnung bezahlen

Wählen Sie beim Abschliessen einer Buchung "Weitere Zahlarten..." (Abb. 1) und dann "Rechnung / Konto" (Abb. 2)

Abb. 1 Weitere Zahlarten

Abb. 2 Zahlen auf Rechnung


3. Rechnungen erstellen

Die Rechnungen werden nun im Backoffice erstellt. Melden Sie sich dazu im Backoffice an, und gehen Sie ins Menü "Kunden->Rechnungen".

Abb. 3 Rechnungen erstellen

  1. Klicken Sie zuerst auf das Plussymbol
  2. Wählen Sie dann den Rechnungsempfänger, falls Sie nur eine Rechnung für einen bestimmten Kunden erstellen möchten oder "Alle" falls Rechnungen für alle offenen Konten erstellt werden sollen.
  3. Geben Sie das "Per-Datum" an, es werden nur Transaktionen bis und mit diesem Datum berücksichtigt.
  4. Klicken Sie dann auf den Speichern

Abb. 4 Erstellte Rechnung

Die gewünschten Rechnungen werden erstellt und die zuletzt erstellte Rechnung wird direkt angezeigt. (Abb 4). Sie haben folgende Optionen:

  1. Filtern Sie die Rechnungsliste nach dem Status der Rechnung. (z.B. nur alle Rechnungen in Verzug anzeigen).
  2. Suchen Sie nach einer bestimmten Rechnung
  3. Editieren Sie Rechnungs-Nr. / Zahlbar-Bis-Datum oder Bemerkung
  4. Markieren Sie diese Rechnung als "Gesendet".
  5. Schauen Sie die Buchungen an, welche dieser Rechnung hinzugefügt wurden
  6. Drucken Sie die Rechnung

3.1. Rechnungen mit Betrag 0

Für Buchungen auf das Kundenkonto die noch keiner Rechnung zugeordnet wurden, kann eine Rechnung mit Betrag 0 erstellt werden. Dies könnte zum Beispiel zutreffen, wenn an der Kasse eine zuvor auf das Kundenkonto getätigte Buchung beglichen wird.

Beispiel:

  1. Verkauf mit Bezahlung auf Kundenkonto - Betrag CHF -15.00
  2. Laden Kundenkonto - Betrag CHF 15.00
  3. Rechnung erstellen
  4. Rechnung mit Betrag 0 und den letzten beiden Buchungen wird erstellt.
Info: Rechnung wird automatisch als bezahlt gekennzeichnet, da kein Betrag offen ist.


Wichtig! Buchungen welche in der gleichen Periode storniert wurden, werden in der Rechnung bewusst nicht angezeigt.


4. Rechnungen drucken & versenden

4.1 Rechnung drucken

Wählen Sie die gewünschte Rechnung aus und klicken Sie auf das Register "Reports" (Abb. 4 Nr. 6)

Abb. 5 Rechnung drucken

In den Report-Optionen (Abb. 5) können Sie festlegen wie die Rechnung aussehen soll. Klicken Sie danach auf den Report anzeigen Knopf (1) oder auf einen der anderen gewünschten Report-Buttons.

Die Rechnung kann nun gedruckt und versendet werden.

Abb. 6. Gut zum druck


4.2 Rechnung als versendet markieren

Damit Sie den Überblick nicht verlieren, welche Rechnungen sie versendet haben, müssen Sie diese als "Gesendet" markieren. Klicken Sie dazu bei der Rechnung auf den Knopf "Senden" (Abb. 4. Nr. 4). Die versendete Rechnung wechselt nun in den Status "Rechnung versandt".

Abb. 7 Gesendete Rechnung.


4.3 Alle Rechnungen drucken und als versendet markieren.

Damit Sie dies bei vielen Rechnungen nicht einzeln machen müssen, können Sie folgendermassen vorgehen: (Abb. 8)

  1. Öffnen Sie das Menü Reports
  2. Öffnen Sie den Report "Rechnung"
  3. Wählen Sie bei Rechnung "Alle"
  4. Aktivieren Sie das Häkchen [Rechnungen als "gesendet" markieren]
  5. Drucken Sie die Rechnungen wie gewohnt. Beim Druck werden die Rechnungen als gesendet markiert und können nicht mehr über das Menü Reports -> Rechnung -> Alle gedruckt werden.

Abb. 8 Alle offenen Rechnungen drucken


Tipp: Öffnen Sie den Report zunächst ohne Option [Rechnungen als "gesendet" markieren] und prüfen Sie zuerst den Druck. Erst wenn alles OK ist, öffnen Sie den Report nochmals mit dieser Option damit die Rechnungen markiert werden.


5. Zahlungseingänge erfassen

Arcavis hilft Ihnen unbezahlte Rechnungen im Auge zu behalten und Ihren Kunden wenn nötig eine Zahlungserinnerung zu senden.


Abb. 9 Zahlungseingänge erfassen


5.1 Zahlungseingang manuell erfassen

  • Wählen Sie die Rechnung die Sie auf bezahlt setzen möchten.
  • Wählen Sie die Option (Abb. 9 Nr. 2) um die Rechnung komplett als Bezahlt zu verbuchen.
  • Wählen Sie die Option (Abb. 9 Nr. 3) um eine Teilzahlung der Rechnung zu erfassen.

5.2 Zahlungseingänge automatisch einlesen

  • Klicken Sie auf den Fileupload (Abb. 9 Nr. 5) um die Zahlungsdatei aus Ihrem E-Banking System hochzuladen. Arcavis unterstützt den neuen ISO 20022 Standard camt.054 (.xml Datei)
  • Alle Rechnungen für welche ein Zahlungseingang festgestellt wurde werden automatisch auf Bezahlt gesetzt.

5.3 Mahnungen

Falls Sie den Kunden abmahnen möchten, können Sie (Abb. 9 Nr. 4) klicken. Dann erhält die Rechnung eine neue Überschrift "Mahnung" und Sie können diese dem Kunden erneut zur Erinnerung zusenden. Siehe auch: Mahngebühren hinzufügen


6. Reports

6.1 Rechnungsübersicht

Mit dem Report "Rechnungsübersicht" sehen Sie welche Rechnungen per einem gewünschten Datum offen, gesendet oder in Verzug waren.

Dieser Report dient lediglich zur Übersicht der Rechnungen und nicht im speziellen für eine Übersicht der offenen Buchungen für die Buchhaltung. Dazu sollte der Report "Kundenkonten" verwendet werden.

Abb. 10 Rechnungsübersicht


6.2 Kundenkonten

Dieser Report enthält alle Ihre offenen Forderungen/Guthaben gegenüber Ihren Kunden zu einem bestimmten Datum. Dieser Report enthält im Gegensatz zur Rechnungsübersicht auch Beträge die zwar verbucht wurden, aber dem Kunden noch nicht in Rechnung gestellt wurden. Üblicherweise benötigt Ihre Buchhaltung diesen Report zur Abgrenzung von Debitoren/Kreditoren.

Abb. 11 Kundenkonten