1. Was kann das Modul?

• Unterstützung bei der Bestellung von auslaufenden Artikeln
• Echtzeit-Abfrage vom Lagerbestand eines Artikels von allen Lagern
• Transfer von Artikeln von Lager A nach Lager B
• Inventur für ein Lager durchführen
• Integration von einem Mobilen Handscanner für Inventur, Bestellungen, Wareneingang und Lagertransfers.

2. Lagerverwaltung

2.1 Einrichtung

Zunächst müssen Sie Ihre Lager einrichten. In diesem Beispiel zeigen wir die Einrichtung für ein einfaches Verkaufs- und Bestelllager.

Weitere Lagertypen finden Sie im Benutzerhandbuch "Lagertypen"

 

Abb. 1 Standardsituation mit Hauptlager

Jeder Filiale kann ein Lager zugeordnet werden. Bestellungen sowie Kassen dieser Filiale buchen dann vom Standardlager dieser Filiale. (Abb. 2)

Abb. 2 Gewähltes Lager für Filiale

Abb. 3 Lager

1. In der Liste sehen Sie alle Ihre Lager. Standardmässig ist ein Hauptlager bereits erfasst
2. Sie können den Namen des Lagers frei vergeben
3. Diese Checkbox bestimmt, ob der Lagerbestand aller Lager zusammengerechnet wird, bevor eine Bestellung für dieses Lager ausgelöst wird. Dies kann bei einem Zentrallager Sinn machen, für dieses erst eine Bestellung ausgelöst wird, wenn z.B. der Totallagerbestand aller Lager eine bestimmte Menge unterschreitet.
4. Die Liste zeigt alle Artikel sowie Lager-, Mindest- und Zielbestand an.

2.2 Lager-, Mindest- und Zielbestand bestimmen

Damit das Modul sinnvoll genutzt werden kann, müssen 3 Werte pro Artikel und Lager bestimmt werden

1. Lagerbestand
   Bestimmt den aktuellen Bestand des Artikels im angezeigten Lager.
2. Mindestbestand
   Bestimmt den Schwellenwert, ab dem bei Unterschreitung der Artikel automatisch zur Bestellung hinzugefügt wird.
3. Zielbestand
   Bestimmt den Wert, der bei einer Bestellung idealerweise erreicht werden soll.

Abb. 4 Lagerinfo beim Artikel

Beispiel oben, bei einer Bestellung dieses Artikels für eine Filiale der das Nebenlager zugeordnet ist, wird der Artikel 13x bestellt.

Mit dem Editieren Knopf (Rechts von 3 bei Abb. 4) können Sie die Werte Mindest und Zielbestand anpassen.

Beim Import der Artikel, können diese 3 Werte gleich mitgegeben werden. Der Lagerbestand kann nur für neue Artikel angegeben werden. Danach ist eine Lagerverschiebung nötig.

2.3 Lagerbestand einsehen

2.3.1 Im Backoffice

1. Klicken Sie auf den gewünschten Artikel
2. Sie sehen die Bestände sowie Mindest- und Zielmenge jedes Lagers.

Abb. 5 Lagerbestand im Backoffice

2.3.2 Im Frontoffice (Kasse)

1. Wählen Sie einen Artikel vom Beleg aus
2. Klicken Sie auf den Knopf "Artikelinfo" (Die Position dieses Knopfs können Sie im Kassenlayout selber bestimmen, in der Abbildung sehen Sie ein Beispiel).

Abb. 6 Artikelinfo aufrufen

1. Im Artikelinfo-Fenster sehen Sie den Lagerbestand aller Lager sowie die aktuellen offenen Bestellmengen
2. Sie können auch einen Filter setzen um nur Positionen mit Bestand > 0 anzuzeigen.

Abb. 7 Artikelinfo

2.4 Waren Ein- oder Ausbuchen

2.4.1 Im Backoffice

Im Backoffice können Sie den Lagerbestand ändern, indem Sie beim gewünschten Artikel und Lager die Knöpfe +/- (Abb. 4, Nr. 4) benutzen.

2.4.2 Im Frontoffice (Kasse)

Um eine Lagerbuchung auf der Kasse vorzunehmen gehen Sie folgendermassen vor:

Abb. 8 Lagerbuchung auf der Kasse

1. Klicken Sie auf (+) um eine neue Buchung zu öffnen
2. Wählen Sie die Buchungsart "Lagerbuchung"
3. Geben Sie die Menge ein. ACHTUNG, da die Kasse ein Verkaufspunkt ist, bedeutet eine Zahl im + dass der Artikel dem Lager abgezogen wird, - bedeutet, dass der Artikel hinzugebucht wird.
4. Klicken Sie auf "Abschluss" um die Buchung abzuschliessen.
5. Im Backoffice sehen Sie nun, der veränderte Lagerbestand.

Um den Wareneingang einer Bestellung zu verbuchen siehe: Wareneingang

2.5 Lagertransfer (Lagerverschiebung)

Ein Lagertransfer verschiebt Ware von Lager zu Lager. Mehr dazu in der Benutzeranleitung Lagertransfers.

3. Bestellungen

3.1 Einrichtung

Mit Bestellungen können Sie in Arcavis bei Ihren Lieferanten Waren bestellen, die Bestellung nachverfolgen sowie den Wareneingang buchen.

Es gibt 2 Möglichkeiten eine Bestellung zu erfassen.

1. Manuell pro Filiale und Lieferant
2. Automatisch über Bestellvorschläge

Um das Bestellsystem nutzen zu können, müssen zu jedem Artikel Lieferanten hinterlegt werden. Dies wird üblicherweise direkt über den Artikelimport per CSV gemacht.

Sie können die Angaben jedoch auch für einen gewünschten Artikel im Backoffice bearbeiten. (Abb. 10)

Abb. 10 Lieferantendetails beim Artikel

1. Klicken Sie auf das Register "Lieferanten"
2. Mit dem (+) fügen Sie einen neuen Lieferanten für den gewählten Artikel hinzu.
3. Das Häkchen bestimmt ob es sich bei diesem Lieferanten um den Hauptlieferanten handelt. Es kann nur ein Lieferant der Hauptlieferant sein. Bestellvorschläge werden immer für diesen generiert.
4. Die Bestellnummer entspricht der Nummer des zu bestellenden Artikels beim Lieferanten.
5. Die Bestelleinheit bestimmt in welcher Einheit die Ware bestellt werden kann. Für 10er Packungen schreibt man hier 10.
6. Die Mindestbestellmenge gibt an, wie viele Einheiten man mindestens pro Bestellung beim Lieferanten Bestellen muss. Diese Menge wird mit der Bestelleinheit multipliziert.
7. Der EKP beim Lieferanten dient zur Information und wird auf der Bestellung mit aufgedruckt.
8. Gibt an ob der EKP inkl. oder exkl. MwSt. zu verstehen ist.
9. Mit den Buttons kann man die Daten editieren oder den Lieferanten löschen.

3.2 Bestellung erfassen

1. Gehen Sie im Backoffice ins Menü Bestellungen
2. Klicken Sie auf das (+) Symbol um eine neue Bestellung zu erfassen
3. Wählen Sie den Lieferanten
4. Wählen Sie die Filiale für die Sie bestellen möchten
5. Wählen Sie das Lieferdatum, dies dient dazu festzustellen, ob eine Bestellung On-Time oder in Verzug ist.
6. Rabatt/Skontro ist rein Informativ und wird auf der Bestellung mit aufgedruckt
7. Bemerkungen können z.B. Hinweise zur Bestellung sein.
8. Klicken Sie auf OK um die Bestellung zu erfassen.

Abb. 11 Neue Bestellung

Bei einer neuen Bestellung werden standardmässig alle Artikel zum Lieferanten hinzugefügt, deren Lagerbestand den Mindestbestand unterschritten haben.

Um die Artikel einer Bestellung zu editieren gehen Sie zum Reiter Artikel (1, Abb. 12)

1. Reiter Artikel
2. Bestellung automatisch unter Berücksichtigung von Mindestbestand auffüllen (Standard beim Erstellen)
3. Einzelner Artikel suchen und hinzufügen
4. Lager bis zur Zielmenge füllen (unabhängig von Mindestbestand)
5. Alle Artikel des Lieferanten hinzufügen
6. Bestellmenge aller Artikel auf 0 stellen
7. Bestell-Nr. anpassen. Info: Wird nur für diese Bestellung übernommen
8. Bemerkung zu dieser Position erfassen
9. Bestelleinheit anpassen. Info: Wird nur für diese Bestellung übernommen. 
10. Bestellmenge. Dabei wird die Bestelleinheit berücksichtigt. Bestellt man z.B. 2 Einheiten und ist die Bestelleinheit 10 Stück, werden Total 20 Stk. bestellt.
11. Nicht vergessen Änderungen zu speichern

Abb. 12 Artikel zu Bestellung hinzufügen

3.3 Bestellung versenden

Die Bestellung kann nun versendet werden.

1. Auf Register Bestellung gehen
2. Senden klicken

Abb. 13 Bestellung senden.

1. Zum Register Reports gehen
2. Bestellung klicken und die Bestellung drucken oder direkt per E-Mail versenden

Abb. 14 Bestellungsreport

3.4 Bestellung Wareneingang buchen

Sobald die Bestellung bei Ihnen Eintrifft, können Sie den Wareneingang buchen. Wenn die Bestellung Abgeschlossen ist, wird die bestellte Menge dem Lager hinzugefügt.

Unter Artikel können Sie die gelieferte Menge auch ändern - z.B. im Fall nur ein Teil der Bestellung eintrifft. In diesem Fall wird die Bestellung mit der Teilmenge verbucht, und für die offene Menge wird eine neue Bestellung in Status "Warten auf Lieferung" erstellt.

1. Suchen Sie nach der gewünschten Bestellung im Backoffice
2. Kontrollieren Sie die Menge der Gelieferten Artikel und passen Sie sie ggf. an
3. Klicken Sie auf Abschliessen

Abb. 15 Wareneingang Bestellung

3.5 Waren etikettieren

Bei einem Warenausgang können Sie auch gleich über die Bestellung->Reports eine Etikette wählen und drucken. Es wird für die gelieferten Mengen jedes Artikels eine Etikette gedruckt.

3.6 Video Tutorial

4. Inventur

4.1 Einführung

Mit einer Inventur können Sie für einen Artikel, für eine Artikelgruppe oder für das ganze Sortiment die Lagerbestände korrigieren.

Das Zählen der Inventur kann übers Backoffice (Manuell) gemacht werden, oder aber über ein Datalogic Memor MDE (bis 2019) oder mittels Arcavis-App (Ab 2019)

4.2 Inventur erfassen

Um eine Inventur zu erfassen, gehen Sie ins Backoffice von Arcavis.

1. Klicken Sie auf Lager->Inventur
2. Klicken Sie auf (+) um eine neue Inventur anzulegen
3. Wählen Sie das zu inventarisierende Lager
4. Wählen Sie einen freien Namen für die Inventur. (Z.B. "Jahresabschluss 2019" oder "Teilinventur Keller" usw.)
5. Klicken Sie auf speichern.

Abb. 16 Inventur erfassen

Nun müssen Sie bestimmen, welche Artikel Sie inventarisieren möchten. (Abb. 17)

1. Klicken Sie aufs Register "Artikel"
2. Alle Artikel des Lagers hinzufügen
3. Ein einzelner Artikel hinzufügen
4. Eine bestimmte Artikelgruppe hinzufügen
5. Artikel eines bestimmten Lieferanten hinzufügen
6. Aktuelle Lagerbestände aktualisieren
   Die Inventurbuchung wird mit der Differenz des aktuellen zum gezählten Bestand gemacht. Wenn der aktuelle Bestand sich geändert haben sollte (z.B. durch Verkauf) können Sie diese Daten aktualisieren.
7. Nicht gezählte Artikel auf 0 stellen
   Dieser Punkt ist wichtig, wenn Sie möchten, dass alle nicht gezählten Artikel aus dem Lager ausgebucht werden.
8. Artikel aus Inventur löschen
9. Gezählter Bestand manuell anpassen (Nicht vergessen auf "Änderungen speichern" zu klicken.)

Abb. 17 Inventurartikel bestimmen

4.3 Inventur abschliessen

Sobald alle Artikel gezählt wurden, können Sie die Inventur Abschliessen (1, Abb. 18). Sie werden nochmals gefragt, ob Sie nicht gezählte Artikel auf 0 stellen möchten.

Beim Abschluss wird eine Lagerbuchung gemacht, die der Differenz zwischen aktuellem und gezähltem Bestand entspricht. Sie können die Inventur rückgängig machen, indem Sie auf einer Kasse die entsprechende Buchung mittels Buchungs-Nr. suchen und stornieren.

Abb. 18 Inventur abschliessen

4.4 Inventur mit App

Die Inventur kann auch mit der Arcavis Companion App gemacht werden.

Zuerst muss die Inventur im Backoffice erstellt werden und die Artikel hinzugefügt werden (Punkt 4.2). Danach können die Artikel mit der App gescannt werden. Sobald man die Inventur speichert, wird diese im Backoffice aktualisiert. Die Inventur kann so auch problemlos in mehreren Schritten durchgeführt werden. Wird ein Artikel ein zweites mal gezählt, wird der Bestand dazu addiert. Nachdem der Bestand gezählt wurde, kann die Inventur im Backoffice abgeschlossen werden (Punkt 4.3).

5. Reports

5.1 Lagerwert

Der Lagerwert-Report wird für Ihre Buchhaltung benötigt, und zeigt den Wert ihres Lagers zu einem bestimmten Zeitpunkt an. Die Bestände werden anhand der getätigten Buchungen auf das gewünschte Datum zurückberechnet, und die Lagermengen mit dem Lager - Einkaufspreis multipliziert.

Abb. 19 Lagerwert Report