1. Was kann das Modul?

Mit dem Modul Aufträge können Sie:

  • Aufträge erstellen
  • Aufträge ausdrucken oder per Email versenden
  • Den Auftrag auf der Kasse oder im Backoffice öffnen und bearbeiten
  • Den Auftrag im Backoffice auf das Kundenkonto buchen oder auf der Kasse mit beliebiger Zahlart abschliessen


Man kann sich einen Auftrag als einen "Warenkorb" vorstellen in welchem man Produkte und Dienstleistungen hinzufügen kann. Die Erstellung eines Auftrages löst noch keine Buchung aus. Im Unterschied zu einer Buchung (bezahlt, vom Lager abgebucht etc.) ist ein Auftrag im Prinzip nur eine "vorerfasste" Buchung. Eine Buchung wird erst erstellt nachdem der Auftrag im Backoffice oder an der Kasse verbucht wird.
Ein Auftrag kann eine Referenz, einen Kunden und Artikel beinhalten.


2. Auftrag erstellen

2.1 Im Backoffice

  1. Auf Kunden klicken
  2. Auf Aufträge klicken
  3. Mit (+) einen neuen Auftrag erstellen



  1. Geben Sie eine beliebige Referenz für diesen Auftrag ein. Die Referenz dient dazu den Auftrag einfach wieder aufzufinden.
  2. Wählen Sie optional einen Kunden und geben Sie falls gewünscht Bemerkungen ein.
  3. Klicken Sie auf "speichern"


  1. Sie können nun beliebig viele Artikel dem Auftrag hinzufügen, indem Sie mit Klick auf die Lupe danach suchen. Sie können im Textfeld auch direkt eine Artikel-Nr. eingeben, dieser wird dann direkt hinzugefügt.
  2. Passen Sie Menge, Preise, Rabatte falls gewünscht an.
  3. Vergessen Sie nicht die Änderungen am Warenkorb zu speichern!


Report:

Falls gewünscht können Sie jetzt den Auftrag an den Kunden per Email oder ausgedruckt zusenden. Wählen Sie dazu einen Auftrag aus und gehen Sie zum Reiter "Reports".

Durch scannen des Barcodes (1) kann der Auftrag an jeder beliebigen Kasse geöffnet werden.


2.2 An der Kasse

  1. Um einen Auftrag an der Kasse zu erstellen, tippen oder scannen Sie einfach wie gewohnt die Artikel ein. Der Kunde kann optional bereits gewählt werden.
  2. Klicken Sie dann auf den Knopf "Auftrag speichern". In unserem Beispiel ist dieser Knöpf unten rechts in Grün. Sie können die beiden Knöpfe "Aufträge anzeigen" und "Auftrag speichern" jedoch im Layout Designer im Backoffice selber so platzieren wie Sie möchten.

Sobald Sie Auftrag speichern (2) klicken, erscheint die Meldung:

Der Auftrag ist jetzt sowohl im Backoffice als auch auf der Kasse aufrufbar.

WICHTIG: zum jetzigen Zeitpunkt wurde erst ein Auftrag erstellt, noch keine Buchung. Im nächsten Punkt wird erklärt wie der Auftrag verbucht werden kann. 


3. Auftrag öffnen, bearbeiten und verbuchen

3.1 Im Backoffice

  1. Klicken Sie auf Kunden
  2. Dann auf Aufträge
  3. Suchen Sie nach dem gewünschten Auftrag oder wählen Sie ihn in der Liste aus
  4. Aufträge welche verbucht wurden, haben einen Hacken. Verbuchte Aufträge können nicht mehr geändert werden. Die anderen können beliebig angepasst werden.



Verbuchen:

  1. Durch klick auf "Verbuchen" wird dieser Auftrag auf das Kundenkonto des gewählten Kunden verbucht. Im Prinzip dasselbe, wie an der Kasse auf ein Kundenkonto buchen. Dies ist nur möglich, wenn ein Kunde für den Auftrag ausgewählt wurde.
    Erst durch das Verbuchen des Auftrags wird eine Buchung erstellt.


Wenn der Auftrag verbucht wurde wird nicht automatisch eine Rechnung erstellt, sondern Sie können wie gewohnt zu einem beliebigen Zeitpunkt eine Sammelrechnung für ALLE offenen Buchung des Kunden erstellen.



3.2 An der Kasse

Um einen Auftrag an der Kasse zu öffnen gibt es folgende Möglichkeiten:

1. Scannen Sie den Barcode auf einem Auftrags-Report oder

2. Klicken Sie auf den Button "Aufträge anzeigen" (Dieser Knopf müssen Sie selber auf dem Layout an der gewünschten Position platzieren).


Es öffnet sich dann ein Fenster mit allen offenen Aufträgen.

WICHTIG: Falls Sie einen Kunden gewählt haben (Bild oben Nr. 1), werden nur die Aufträge des Kunden angezeigt. Falls Sie keinen Kunden gewählt haben, werden alle offenen Aufträge angezeigt.

Sie können hier nach dem Auftrag suchen und den gewünschten Auftrag durch drauftippen (oder klick) öffnen.



  1. Der Auftrag wird als normale Buchung geöffnet. Im Titel steht jedoch "Auftrag", damit ersichtlich ist, dass diese Buchung zu einem Auftrag gehört.
    Sie können jetzt auch Artikel hinzufügen oder bearbeiten.
  2. Der Auftrag kann ganz normal wie jede andere Buchung mit Barzahlung, Karten oder eine andere beliebige Zahlart abgeschlossen werden.



  1. Im Backoffice sehen Sie, dass dieser Auftrag verbucht wurde. Es wurde eine Buchung erstellt die nun im Menü "Buchungen" ersichtlich ist.


5. Auftrag löschen

Ein Auftrag kann selbstverständlich auch gelöscht werden. Wählen Sie den betreffenden Auftrag aus und klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol.


WICHTIG: Wenn ein bereits verbuchter Auftrag (am Häkchen ersichtlich) gelöscht wird, wird die erstellte Buchung nicht automatisch storniert. Das heisst, die Buchung muss separat storniert werden, an der Kasse falls die Buchung dort erfolgt ist, im Backoffice falls der Auftrag im Backoffice verbucht wurde.


6. Beispielanwendungen

Standardmässig ist im Arcavis nur ein Auftrags-Typ vorhanden: Auftrag.

Auf Wunsch können jedoch noch weitere hinzugefügt/konfiguriert werden. Wenden Sie sich diesbezüglich an das Arcavis Team.

Hier folgen einige Beispielanwendungen:

  • Offerte: Sie erfassen im Backoffice für den Kunden eine Offerte und senden ihm diese zu. Wenn der Kunde die Offerte annimmt, kann der Auftrag an der Kasse über den Kunden oder durch scannen des Barcodes auf der Offerte geöffnet und abgeschlossen werden.
  • Auftrag: Sie arbeiten für einen Kunden und buchen laufend Ihre Aufwände und Verbrauchsmaterialien auf den Auftrag. Am Schluss verbuchen Sie den Auftrag auf Rechnung oder lassen den Kunden an der Kasse bezahlen.
  • Abholschein: Sie erstellen einen Abholschein für den Kunden. Der Barcode auf dem Schein kann auf einer beliebigen Kasse gescannt und die Buchung abgeschlossen werden.