1. Was kann das Modul?

Mit dem Auftragsverwaltungsmodul können Sie:

  • Aufträge erstellen. Ein Auftrag kann eine Referenz, einen Kunden und Artikel beinhalten. Der unterschied zu einer Buchung ist, dass die Buchung abgeschlossen (Bezahlt, vom Lagerabgebucht etc.) ist wobei ein Auftrag im Prinzip einfach eine "vorerfasste" Buchung ist.
  • Den Auftrag auf der Kasse oder im Backoffice öffnen und bearbeiten
  • Den Auftrag im Backoffice auf Kundenkonto oder auf der Kasse mit beliebiger Zahlart abschliessen

Beispielanwendungen

  • Offerte, sie erfassen im Backoffice für den Kunden eine Offerte und senden Ihm diese zu. Wenn der Kunde die Offerte annimmt, kann der Auftrag auf der Kasse über den Kunden oder durch scannen des Barcodes auf der Offerte geöffnet und abgeschlossen werden.
  • Auftrag, Sie arbeiten für einen Kunden und buchen laufend Ihre Aufwände und Verbrauchsmaterialien auf den Auftrag. Am Schluss verbuchen Sie den Auftrag auf Rechnung oder lassen den Kunden an der Kasse bezahlen.
  • Abholschein, Sie erstellen einen Abholschein für den Kunden zusammen. Der Barcode auf dem Schein kann auf einer beliebigen Kasse gescannt werden und eine Buchung abgeschlossen

2. Auftrag erstellen

2.1 Im Backoffice

 

  1. Auf Kunden klicken
  2. Auf Aufträge klicken
  3. Mit (+) einen neuen Auftrag erstellen




  1. Geben Sie eine beliebige, eigene Referenz für diesen Auftrag ein. Die Referenz dient dazu den Auftrag einfach wieder aufzufinden.
  2. Wählen Sie optional einen Kunden und geben Sie falls gewünscht Bemerkungen ein.
  3. Klicken Sie auf "speichern"


  1. Sie können nun beliebig viele Artikel zum Auftrag hinzufügen, indem Sie mit Klick auf die Lupe danach suchen. Sie können im Textfeld auch direkt eine Artikel-Nr. eingeben, dieser wird dann direkt hinzugefügt.
  2. Passen Sie Menge, Preise, Rabatte falls gewünscht an.
  3. Vergessen Sie nicht die Änderungen am Warenkorb zu speichern!


Falls gewünscht können Sie jetzt den Auftrag an den Kunden per Email oder ausgedruckt zusenden. Durch scannen des Barcodes (1) kann der Auftrag an jeder beliebigen Kasse geöffnet werden.


2.2 An der Kasse

  1. Um einen Auftrag an der Kasse zu erstellen, tippen oder scannen Sie einfach wie gewohnt die Artikel ein. Der Kunde kann optional bereits gewählt werden.
  2. Klicken Sie dann auf den Knopf "Auftrag speichern". In unserem Beispiel sind diese Knöpfe unten rechts in Grün. Sie können die beiden Knöpfe "Aufträge anzeigen" und "Auftrag speichern" aber im Layout Designer im Backoffice selber wo sie möchten plazieren.

Sobald Sie Auftrag speichern (2) klicken, erscheint die Meldung:

Der Auftrag ist jetzt sowohl im Backoffice als auch auf der Kasse aufrufbar.


3. Auftrag öffnen und bearbeiten

3.1 Im Backoffice

  1. Klicken Sie auf Kunden
  2. Dann auf Aufträge
  3. Suchen Sie nach dem gewünschten Auftrag oder wählen Sie ihn in der Liste aus
  4. Aufträge welche verbucht wurden, haben einen Hacken. Verbuchte Aufträge können nicht mehr geändert werden. Die anderen können beliebig angepasst werden.


3.2 An der Kasse

Um einen Auftrag an der Kasse zu öffnen gibt es folgende Möglichkeiten

1. Scannen Sie einen Auftrags-Report

2. Klicken Sie auf den Button "Aufträge anzeigen" (Dieser Knopf müssen Sie selber auf dem Layout an der gewünschten Position platzieren).


Es öffnet sich dann ein Fenster mit allen offenen Auftrag.

WICHTIG: Falls Sie einen Kunden gewählt haben (Bild oben Nr. 2), werden nur die Aufträge des Kunden angezeigt. Falls Sie keinen Kunden gewählt haben, werden alle offenen Aufträge angezeigt.

Sie können hier nach dem Auftrag suchen und den gewünschten Auftrag durch drauftippen (oder klick) öffnen.

  1. Der Auftrag wird als normale Buchung geöffnet. Im Titel steht jedoch (Offerte) oder (Auftrag) so sehen Sie dass diese Buchung zu einem Auftrag gehört.
    Sie können jetzt auch Artikel hinzufügen oder bearbeiten.
  2. Der Auftrag kann ganz normal wie jede andere Buchung mit Barzahlung, Karten oder eine beliebige andere Zahlart abgeschlossen werden.


  1. Im Backoffice sehen Sie dass dieser Auftrag verbucht wurde.

4. Auftrag im Backoffice verbuchen

  1. Durch klick auf "Verbuchen auf Kundenkonto" wird dieser Auftrag auf das Kundenkonto des gewählten Kunden verbucht. Im Prinzip dasselbe, wie Sie an der Kasse auf Kundenkonto buchen. Dies ist nur möglich, falls ein Kunde für den Auftrag gewählt wurde.

Wenn der Auftrag verbucht wurde, wird nicht automatisch eine Rechnung erstellt, sondern Sie können wie gewohnt zu einem beliebigen Zeitpunkt eine Sammelrechnung für ALLE offenen Buchung des Kunden erstellen.